沖縄をステージに、世界が集うコンベンションリゾート  
 
 
 

よくある質問

予約申込について【Ⅰ.利用申込みについて】

1-1.利用予定施設の空き状況を確認して下さい。

お電話にて確認してください。
● 開館日 1月4日 ~ 12月28日
● 開館時間 9:00~22:00
● 受付営業時間 9:00~17:00
● 休館日 年末年始(12月29日~1月3日)
※ 施設設備の点検等のため臨時に休館することもありますので、ご利用に当たっては事前にご確認ください。

TEL 098-898-3000
営業時間 9:00 ~ 17:00 (12月29日から1月3日までを除く)

1-2.予約受付開始日

予約の受付開始日は下表のとおりです。
受付開始日 会 議 区 分
使用開始日の「3年前」 ○国・沖縄県等が主催する会議等
○国際会議等
○全館使用の県外会議
使用開始日の「2年前」 ○展示場、劇場ホール、会議場A1及び会議棟B全室のいずれか1つを使用する県外会議等
使用開始日の「1年前」 ○県外会議等
○展示場、劇場ホール、会議場A1及び会議棟B全室のいずれか1つを使用する県内会議等
使用開始日の「6ヶ月前」 ○上記以外の会議等
使用開始日の「1ヶ月前」 ○パーゴラ、その他のパブリックスペースを単独で利用する催事及び時間単位で利用する会議等
「国際会議等」に含まれる催事
:来日した10人以上の外国籍の参加者がある会議又は催し物
:出演者やスタッフに10人以上の外国籍者がいるコンサート等
「県外会議等」に含まれる会議
:沖縄県外の居住者を主たる対象として開催される会議又は催し物
:出演者やスタッフに県外の居住者がいるコンサート等

1-3.使用時間の区分

使用時間区分は次のとおりです。
①午 前 09:00~12:00 ④昼  間  09:00~17:00
②午 後 13:00~17:00 ⑤昼夜間  13:00~22:00
③夜 間 18:00~22:00 ⑥全  日  09:00~22:00
必要があると認められるとき、又は特別の理由があり、かつ当館の管理運営上支障がないと認められるときは、上記時間以外においても、利用を認める場合があります。
当初打ち合わせの予定時間を超えて利用した場合は、超過30分毎に「延長料金」を申し受けます。(午前0時より翌朝午前7時までの利用に関しては詳細な事前打ち合わせが必要です。)
22:00から翌朝09:00までの利用に関しては、技術スタッフの派遣費が派生します。
その他、1時間単位で利用することも可能です。職員にお問い合わせ下さい。

1-4.使用期間

施設を連続して使用する場合の使用期間は10日以内とします。

1-5.予約方法及び効果

(1) 所定の予約申込書に必要事項を記入のうえ、FAX又は郵送にて返信して下さい。お電話による予約は、予約日当日の受付時間内に予約申込書を提出する場合を除き、受け付けないものとします。
予約申込書は、お申込み内容の控えとして保管して下さい。また、申込終了後、1週間以内に通知がない場合は、FAX等の障害により予約申込書が受付されていない恐れがありますので、当館あて速やかにご確認ください。
FAX 098-898-2202
郵送先 〒901-2224 沖縄県宜野湾市真志喜4-3-1
沖縄コンベンションセンター 受付担当 宛
(2) 予約は原則として先着順ですが、国際会議、大規模・長期間利用の順に優先権が与えられます。「予約開始日」当日の営業受付時間内に申し込まれた場合、優先順位が同じであれば「同順位」となり、予約者立会いのもとに「くじ引き」等で予約者が決定されます。
FAX 098-898-2202
郵送先 〒901-2224 沖縄県宜野湾市真志喜4-3-1
沖縄コンベンションセンター 受付担当 宛
(3) 「予約」の確認後、「利用許可申請書」を送付致しますので、利用許可申請(本予約)は下記の期限内に必要事項を記入捺印のうえ、受付時間内に当館窓口まで持参されるか、郵送により申請してください。初めて当館をご利用なさるお客様は会社概要等を提出して下さい。

■「1年以上」前に予約した会議等 利用日の「1年前」から
■利用日まで「1年をきっている会議」等 申請書発送後「2週間」以内に
(1-6に該当される方は即日提出)

優先期限内に利用許可申請が無い場合、他の利用許可申請を受け付けることがありますので、ご了承ください。
利用許可後、銀行振り込みか現金により、すみやかに「施設利用料の30%相当額」をお支払いしていただきます。詳しくは、1-9をご覧ください。(但し、催事の申し込みが3ヶ月をきって申し込まれる場合は、施設利用料及び附属設備等利用料の全額支払いとなります。)

1-6.利用許可申請書の最終受付

■劇場・展示場・A1会議場・B1会議場 催事開催日の10日前まで
■その他の会議場 会議開催日の5日前まで
郵送先 〒901-2224 沖縄県宜野湾市真志喜4-3-1
沖縄コンベンションセンター 受付担当 宛

1-7.利用許可申請書の最終受付

申請者は会議等を円滑に進行させるため、利用開始日の2ヶ月前までに下記の書面を提出してください。なお、当館との窓口は「申請者」(支払い責任者)に一本化させていただいていますので、責任をもって関係者間の連絡調整をお願いします。
また、遅くとも2ヶ月前までに当館担当者と日程調整を行い、1ヶ月前までには基本的な打合せを終えてください。但し、1ヶ月を切る場合は電話及び来館等により近日調整を致します。
(1) 会議等の企画書・プログラム等
(2) 関係業者一覧
(3) 設営工程表
(4) 仕込み図(舞台・照明・音響・看板)
(5) 会場全体レイアウト図
(6) 駐車場の係員配置計画図
(7) の他参考となる資料

1-8.使用制限

次の事項に該当する場合は、ご使用の申込みをお断りさせていただくことがあります。
(1) 公序良俗に反するおそれがあると認められる場合。
(2) 当館や他の利用者又は当館周辺の地域等に著しく不快感を与えるおそれがあると認められる場合。
(3) 当館施設、備品等を損失するおそれがあると認められる場合。
(4) 集団的、又は常習的に暴力等の不法行為や反社会的な行為を行い、又は行うおそれがある組織等が利用すると認められる場合。
(5) 当館の設置目的を逸脱するおそれがあると認められる場合。
(6) 当館の管理運営に支障があると認められる場合。

1-9.使用料の納入

利用料は、前納となります。利用を許可された場合は、次の各号の区分により施設利用料を納入してください。
(注:申請者が支払い責任者となり、請求先となります。)
(1)利用許可時 「施設利用料」の30%相当額
(2)利用開始日の1ヶ月前まで 「施設利用料」の残額及び「附属設備利用料等」の全額。
お支払いは、請求書に記載された指定日までに、当館が指定する銀行口座へ振込み下さい。
(3)利用開始日より5日以内の申し込み センター受付窓口にて現金でお支払い下さい。
(注意)指定する日までに納入がない場合、施設のご利用ができなくなる場合がありますので、ご了承ください。

予約申込について【Ⅱ.利用変更及び注意事項】

2-1.使用権の譲渡、転貸

申請者は当会館の承諾なく利用権の全部又は、一部を第三者に譲渡、転貸することは できません。催事内容の変更は原則として認めないものとします。ただし、変更の内容がやむを得ない事情によると認められる場合は、その限りではありません。

2-2.使用変更又は、取消し等

利用許可書の発行を受けた後、申請者の都合により利用時間・会場等を変更する場合は、所定の「沖縄コンベンションセンター利用変更確認書」に必要事項を記入の上、事前に許可を受ける必要があります。利用期間の変更に関しては原則として認めません。ただし、変更の内容がやむを得ない事情によると認められる場合は、その限りではありません。
また、「取り消す」場合は、速やかに所定の「沖縄コンベンションセンター利用取消届」に必要事項を記入の上、当館担当者までご連絡下さい。この場合、別に定めるキャンセル料を申し受けます。ただし、天災地変、不可抗力による場合は、その限りではありません。
なお、申請者の変更はできません。新たに利用許可申請を行う必要があります。

2-3.キャンセル料

ご利用開始日までの期間により、次のとおり「キャンセル料」を申し受けますが、既に納められた使用料と相殺することになります。
(1) 「1年前の前日」までに取り消すとき なし
(2) 「1年前から30日前」までに取り消すとき 施設使用料の30%相当額
(3) 「29日前」取り消すとき 施設使用料及び附属設備使用料等の全額

2-4.施設・附属設備利用料等について

ご利用開始日までの期間により、次のとおり「キャンセル料」を申し受けますが、既に納められた使用料と相殺することになります。
(1) 施設利用料 「施設利用料」をご参照下さい。 (P.   )
(2) 附属設備利用料 各施設の「附属設備利用料」をご参照下さい。(P.  )
(3) 持込み器具利用料(水道利用料及び空調機利用料) 各施設の「附属備品利用料」をご参照下さい。(P.  )
※ 電源の取口は、安全確保のために当館の指示にしたがって下さい。

予約申込について【Ⅲ.利用者の責務】

3-1.申請者の義務について

(1) ご利用中において生じた、物品、展示品の盗難・破損等の事故及び不測の事態等によりご利用者、出演者、ご来場者等に事故、汚損、紛失等が生じた場合については、当館に重大な過失がない限り、当館はその責任を負いかねますので、ご了承ください。
(2) 当館の施設・附属設備等を損傷、紛失、汚損した場合には、原状回復に必要な料金を頂くことがあります。(特に、会議場での飲食に関してはカーペットのシミ、汚れ等のクリーニングが必要となりますのであらかじめご了承ください。)
(3) 天災地変、交通機関の途絶などの不可抗力によって会議等が実施できない場合の損害、及び禁止行為により利用の取り消しや利用の停止が生じた結果による損害についても、当館はその責任をおいませんのでご了承ください。

3-2.遵守事項

利用者は次の事項を遵守してください。

(1) 安全管理
会議等の参加者の秩序ある行動や事故防止のための案内誘導を適切に行うとともに、展示品等財産の盗難を防止するため、適切な管理を行って下さい。
不時の災害や事故等に備えて、施設ご利用前に非常口、消火器の位置、避難誘導方法等の確認をして下さい。また、避難経路の確保を十分に行って下さい。
(2) 事故等の報告
万が一、事故等があった場合は、すみやかに当館担当者までご報告ください。
(3) 原状回復の義務
利用を終了したときは、すみやかに設備等を利用前の状態に戻していただきます。
(利用中に利用の停止を受けた場合も含みます。)
(4) 物品の販売
物品の販売については、会議等に直接関係のあるものに限ります。所定の場所において当館担当者の指示に従ってください。
(5) 官公署への届出等
施設利用に関して必要な法令等に定められた関係官公署等への行為許可申請、届出等の手続きは、利用者において行っていただきます。
(例)
催物をする場合(※展示場は大小を問わず提出)、火気・危険物を利用する場合
→ 宜野湾消防本部 / TEL.098-892-2299
入場税関係
→ 沖縄税務署関税課 / TEL.098-938-0031
交通整理、誘導又は警備等の必要がある場合
→ 宜野湾警察署警備課・交通課 / TEL.098-898-0110(代)
露店・屋台等を臨時に出展する場合
→ 中部福祉保健所生活環境課 / TEL.098-938-9787
音楽著作権関係
→ (社)日本著作権協会・那覇出張所 / TEL.098-863-1228
(6) 職員等の立入り
施設の管理運営のため、利用中に当館担当者が会場へ立入ることがありますので、ご了承下さい。
(7) 不要になったパンフ、チラシ等の処理
不要となったパンフ・チラシ等については、申請者において処理していただきます。処理業者(有料)に依頼する場合は、当館担当者へお尋ね下さい。
(8) 禁止事項
館内はすべて禁煙となります。
当会館の許可なく火気類の利用及び危険物の持ち込みは、お断りさせていただきます。
火災、爆発その他危険を生じるおそれのある行為
騒音又は大声を発し、暴力を用い、その他、他人の迷惑になる行為
会議等に直接関係のない物品の販売・陳列又は飲食物を販売提供すること。
施設等を汚し、損傷し、若しくは滅失し、又はこれらのおそれのある行為
許可を受けないで広告類を提出し、又は配布すること。
所定の場所以外へ立入ること。
許可を受けないで寄付行為及び金品を集めること。
(9) 搬入・搬出時の注意事項
施設への機器等の搬入・搬出にあたっては、十分な養生を行い、施設の損傷がないようにご注意下さい。
(10) 駐車場について
当館の駐車場は、次の所です。
○第1駐車場(入口右手側) : 普通車両131台
○第2駐車場(入口左手側) : 普通車両173台
○第3駐車場(劇場棟マリーン側) : 普通車両70台
○第4駐車場(展示棟海浜公園側) : 普通車両36台
○第5駐車場(ビーチ通路側) : 普通車両52台
合 計 462台

なお、駐車場を利用する際の駐車場内の誘導・整理は、申請者の責任で行うことになっておりますのでご協力をお願い致します。
(11) 宅配便
事前に当館への資料等の送付を希望する場合は、必ず事前にご連絡下さい。なお送付物には、会議等の名称及び利用日・利用会場の記載をお願いします。
また、利用終了後、当館から宅配便等を発送する場合は、「着払い伝票」を用意しておりますので当館担当者へお尋ね下さい。
(12) オプションサービス
看板、装花、コーヒーサービス、弁当、ケイタリング等のオプションサービスを希望なさる方は受付担当者にその旨お伝え下さい。
(13) 緊急時等の医療体制について
当館より歩いて10分程度の場所に病院がございます。
緊急の場合は当館職員又は事務所にご連絡ください。ご案内致します。

・海邦病院 TEL:098-898-2111
 

沖縄コンベンションセンター 〒 901-2224 沖縄県宜野湾市真志喜 4-3-1

指定管理:(一財)沖縄観光コンベンションビューロー

受付時間 9:00~17:00 TEL:098-898-3000 / FAX:098-898-2202

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