沖縄をステージに、世界が集うコンベンションリゾート  
 
 
 

施設ご利用の流れ

使用施設の空き状況
1. 使用予定施設の空き状況を電話で確認。
受付時間 9:00 ~ 17:00(12月29日から翌年1月3日までは除く)

■電話:098-898-3000
施設の下見
1. 会場の下見
(但し、予定会場で催物が行われているときは下見は出来ませんので、電話で日程調整して下さい)
2. 下見の必要のない方又は予約を先にしたい方は予約書を提出して下さい。
予 約
1. 予約申込書
FAXでお申込下さい。(予約は催物1件につき、1予約日とする)
予約申込書」が必要な方は、電話(098-898-3000)して下さい。FAXで送信します。必要事項を記入の上、FAX(098-898-2202)にて
お申し込みください。(電話では受付しておりません。当日中に申込書のない場合は、無効となります)
2. 使用規模・期間が異なる場合は、大規模・長期間使用が優先となります。
3. 「予約申込書」の優先期限は、予約日より2週間となります。
4. 予約を取り消しする場合は、書面にて会社名、予約日、予約会場、取消理由を書いて文書又はFAXを送信して下さい。
申請書の提出
1. 予約申込書の受付後、使用許可申請書を送付致しますので、期限内に必要事項を記入のうえ、当館窓口まで持参されるか、郵送により申請して下さい。

●使用日の「1年以上」前に予約した催物等 → 使用日の「1年前」からの申請
●使用日まで「1年をきってる」催物等 → 予約後、「2週間」以内の申請
2. 申請書提出後の取り消しは、別に定めるキャンセル料が発生しますので、ご了承下さい。
(ただし、天災地変、不可抗力による場合は、その限りではありません)
4. 減免の対象となる催物の場合、沖縄コンベンションセンター使用料減免申請書も提出してください。
利用料金の支払い
1. ※使用料は前納制となっております。請求書記載の指定日までに、当館が指定する銀行口座へ金額をお振込みください。

(1) 使用許可時 → 「施設使用料」の30%相当額
(2) 使用開始日の1ヶ月まで → 「施設使用料」の残額及び「附属設備使用料等」の金額。
 (注意)指定する日までに納入がない場合、施設のご利用ができなくなる場合がありますので、ご了承ください。
打ち合わせ
全ての催物は、使用方法について事前打ち合わせを行います。
1. 打合せ時期:使用実施日の2ヶ月前(土・日・祭日を除く平日の9時から17時まで)までに当館担当者と日程調整を行い、打ち合わせに入ります。
2. 提出書類(打ち合わせ時に必要な書類)

1)催物企画書・プログラム
2)関係業者一覧
3)仕込み・設営工程表(舞台・照明・音響・看板)
4)会場全体レイアウト ※看板及び案内表示板等の設置場所も記載して下さい。
5)舞台仕込図
6)照明仕込図(持ち込み機材リスト及び使用電力容量も記載して下さい。)
7)音響仕込図(持ち込み機材リスト及び使用電力容量も記載して下さい。)
8)看板デザイン図
9)駐車場の係員配置計画図
10)物品販売リスト
11)ポスター・パンフレット等催物広報宣伝に関する資料
3. 施設内での展示、旗、のぼり宣伝、撮影、録音、所定の場所以外での飲食、喫煙、裸火等又は寄付金品の募集、物品の販売・陳列、飲食物の販売・提供等の行為は制限されています。許可を得るには、「行為許可申請書」に関係書類を添付し、承認を得て下さい。
(※行為許可・条件内容一覧をご覧下さい。)
4. その他、催物の内容・規模に応じて、関係官庁への提出が必要です。主催者は、法令で定められた次に揚げる種類等を関係官庁に届出て許可を受け、その写しをセンターに提出して下さい。
5. 詳細は「ご利用の手引き」をご覧下さい。
許可書の交付
1. 使用料の振込確認後、許可書を交付します。
各手続きの詳細は、主催者FAQのページをご覧下さい。
 

沖縄コンベンションセンター 〒 901-2224 沖縄県宜野湾市真志喜 4-3-1

指定管理:(一財)沖縄観光コンベンションビューロー

受付時間 9:00~17:00 TEL:098-898-3000 / FAX:098-898-2202

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