事前に当館への資料等の送付を希望する場合は、必ず事前にご連絡ください。
尚、送付物には会議などの名称及び利用日、会場名の記載をお願いします。
また、利用終了後当館から宅配便を発送する場合は「着払い伝票」をご用意しておりますので、
当館催事担当者または事務所までお尋ねください。

使用料の納付について

当センターの施設使用料前納制となっています。
「使用許可申請書」受理後、催物等の内容を検討し、当センターより御請求書を送付致します。
「請求書」には入金期限が掲載されていますので、必ず指定日までにお支払いください。

1. 使用許可時　→「施設使用料」の30％相当
2. 最終打ち合わせ終了後（使用開始日の約1ヶ月前）　→「施設使用料」の残額及び「附属設備使用料等」の全額
   お支払いは、請求書に記載された指定日までに、当館が指定する銀行口座へ全額お振込みください。

（注意）指定する日までに納入がない場合、施設のご利用ができなくなる場合がありますので、ご了承ください。
ただし、次の各号に該当するときは特例とします。

1. 国又は地方公共団体が使用するとき。
2. 当センターがやむを得ないと認めるとき。

前納使用料の返還について

前納された使用料は次の各号に該当する場合に返還されます。
天災地変、不可抗力その他使用者の責めに帰すことのできない理由により使用することができないとき。 → 当該使用料の金額
上記の規定により使用料の返還を受ける場合には、「沖縄コンベンションセンター使用料返還申請書」（第8号様式）を提出しなければなりません。

※ 施設設備の点検等のため臨時に休館することもありますので、ご利用に当たっては事前にご確認ください。

予約の受付開始日は下表のとおりです。

※「国際会議等」とは

・来日した外国籍の参加者が10名以上いるMICE（会議又は催し物）

※「県外会議等」とは

・沖縄県外の居住者を主たる対象として開催されるMICE（会議又は催し物）

※予約は原則として先着順ですが、優先権は「国際会議等」→「大規模・長期間利用」の順となります。

利用時間区分は次のとおりです。

※ 必要があると認められるとき、又は特別の理由があり、かつ当館の管理運営上支障がないと認められるときは、上記時間以外においても、利用を認める場合があります。

※ 当初打ち合わせの予定時間を超えて利用した場合は、超過３０分毎に「延長料金」を申し受けます。（午前０時より翌朝午前７時までの利用に関しては詳細な事前打ち合わせが必要です。）

※ 「利用時間」とは、会場の準備から撤去までを含みますので、それらを十分考慮のうえ利用時間をご検討ください。

※ 連続借用時の中日に関しましては全日借用扱いとなります。（例：4日連続借用の場合、2日目と3日目は「全日」での利用料金を申し受けます）

施設を連続して利用する場合の期間は10日以内とします。 但し、特別の理由があると認められるときはこの限りではありません。

(1)【仮予約】 お電話にて空き状況確認を頂いた後、所定の予約申込書に必要事項を記入のうえ、メール、FAXまたは当館窓口へご提出ください。この際、予約申込書は、お申込み内容の控えとして必ず保管ください。なお、お電話のみによる仮予約は受け付けておりません。 また、予約申込の終了後1週間以内に当館からの連絡がない場合は、予約申込書の確認が取れていない恐れがありますので、当館あて速やかにご連絡ください。

(2)【本予約】 「予約申込書」をご提出いただき、お客様より利用決定のご連絡をいただいた後、「利用許可申請書」を送付致します。利用許可申請（本予約）は以下の期限内に必要事項を記入捺印のうえ、受付営業時間内にメールもしくは当館窓口まで持参されるか、郵送により申請してください。初めて当館をご利用なさるお客様は会社概要等を併せてご提出ください。

■ 「1年以上」前に予約した会議等 → 利用日の「1年前」から指定された日までに

■ 利用日まで「1年をきっている」会議等 → 予約申込書提出後「2週間」以内に

■ 最終受付期限の日に予約された場合は即日提出いただく必要がございます。

※ 提出期限内に利用許可申請書の提出が無い場合、自動的に取り消される場合もありますので予めご了承ください。

(3)【利用料のお支払い】 利用許可後、「施設利用料の30％相当額」を請求いたします。請求書に記載された期日までに、当館が指定する銀行口座へのお振込み、または当館窓口での現金支払いのいずれかの方法によりお支払いください。但し、催物開催日まで3ヶ月をきって申し込まれる場合は、打ち合わせ終了後速やかに「施設利用料及び付属設備等利用料」の全額をお支払い頂くこととなります。（詳しくは、1-8「利用料等の納入区分」をご覧ください）

■劇場・展示場 → 催物開催日の1か月前まで

■会議場A1・会議場B1 → 催物開催日の10日前まで

■その他の会議場 → 催物開催日の7日前まで

会議等を円滑に進行させるため、「申請者」（支払い責任者）は必ず利用開始日の2ヶ月前までに下記の書面を提出してください。なお、当館との窓口は「申請者」に一本化させていただいておりますので、責任をもって関係者間の連絡調整をお願い致します。 また、遅くとも2ヶ月前までには当館担当者と日程調整を行い、1ヶ月前までには基本的な打合せを済ませるようお願い致します。但し、利用許可申請と催物開催日の間が1ヶ月を切る場合は、電話及び来館等により近日中に調整を済ませるようお願い致します。

【打ち合わせ時に必要な書類】 (1) 会議等の企画書・プログラム等 (2) 関係業者一覧 (3) 設営工程表 (4) 仕込み図（舞台・照明・音響・看板） (5) 会場全体レイアウト図 (6) 駐車場係員・屋外設置物等の配置計画図 (7) 各種申請書類 (8) その他参考となる資料

【申請書類】※必要なもののみ（必要の有無については当館担当者にお問い合わせください） (1) 行為許可申請書 (2) 電気工事届書 (3) 構内電話設備使用届 (4) 催物開催届出書（消防提出書類） (5) 裸火等使用承認申請書（消防提出書類） (6) LAN変更利用申込書 (7) 簡易営業許可書（露店等）

【官公署への届出等】 打ち合わせの際には、届出済または承認済の届出書類の写しを1部当館へ提出ください。 ※施設利用に関して必要な法令等に定められた関係官公署等への行為許可申請、届出等の手続きは、利用者において行っていただきます。 ※各官公署へ届出をされる前に、必ず当館担当者へ申請内容の確認を行っていただきますようお願いします。

使用変更又は取消しをする場合は、次の各号の一に該当する場合とします。

1.使用日および時間区分の変更

使用日および時間区分の変更は原則として認めないものとする。 ただし、変更の内容がやむを得ない事情によると認められる場合に限り、次により取扱うことができる。

ア）変更申し出の日から起算して開催日までに30日以上の日数がある場合において、変更による開催日が当初開催日の前後7日間以内で、他の使用見込みがない場合。但し、天災地変、不可抗力その他使用者の責めに帰すことのできない理由による場合は、その限りではない。

イ）更による開催日が申し込みの受付時間外となる場合は変更することができない。

ウ）使用申込みの時間区分の変更は、原則として認めないものとする。

2.主催者および催物内容の変更

主催者および催物内容の変更は原則として認めないものとする。新たに使用許可申請を行う必要があります。

3.催物を取り消す場合

催物を取り消す場合は、すみやかに所定の「沖縄コンベンションセンター使用取消届」に必要事項を記入の上、当館担当者までご連絡ください。この場合、別に定めるキャンセル料を申し受けます。ただし、天災地変、不可抗力による場合は、その限りではありません。

1. 「180日前の前日」までに取り消すとき ： なし
2. 「180日前から30日前」までに取り消すとき ： 施設使用料の30%相当額
3. 「29日前」取り消すとき ： 施設使用料及び附属設備使用料等の全額

4.使用権の譲渡・転貸

申請者は当会館の承諾なく使用権の全部又は、一部を第三者に譲渡、転貸することはできません。催事内容の変更は原則として認めないものとします。ただし、変更の内容がやむを得ない事情によると認められる場合は、その限りではありません。

催物を円滑に進行していただくために、使用日の１ヶ月前までに基本的な打ち合わせを行っていただきます。
当館との窓口は「申請者」に一本化させていただいていますので、責任をもって関係者間の連絡調整をお願いします。

申込者が、事前に催物の規模や概要等、企画したことについて下記の書面を２部提出していただきます。
なお、施設の下見や打ち合わせの日時は、あらかじめ申込者の希望する人センターの日程調整後に実施いたしますので、電話ご連絡ください。
また、土曜日、日曜日および祝祭日の下見や打ち合わせは、ご遠慮下さい。

1. 催物の企画書・プログラム等
2. 関係業者一覧
3. 仕込み・説営工程表（舞台・照明・音響・看板）
4. 会場全体レイアウト図　※看板および案内表示板等の設置場所を記載すること
5. 駐車場の係員配置計画図
6. 物品販売リスト
7. その他参考となる資料

1. ご利用の申込みをお断りさせていただくことがあります。

　ア.公序良俗に反するおそれがあると認められる場合。

　イ.当館や他の使用者又は会館周辺の地域等に著しく不快感を与えるおそれがあると認められる場合。

　ウ.会館施設、備品等を損失するおそれがあると認められる場合。

　エ.集団的、又は常習的に暴力等の不法行為や反社会的な行為を行い、又は行うおそれがある組織等が使用すると認められる場合。

　オ.当館の設置目的を逸脱するおそれがあると認められる場合。

　カ.当館の管理運営に支障があると認められる場合。


2. 次の事項に該当する場合は、使用の承認を取り消し、又は利用を中止することがありますのでご注意下さい。

　ア.使用申請書に虚偽の記載事項があったとき。

　イ.使用の権利を譲渡又は転貸したとき。

　ウ.正当な手続きをとらないで使用目的、内容等を変更したとき。

　エ.定員を厳守しないとき。

　オ.チューインガム、瓶、缶類及び紙テープ、クラッカー類の持込み。

　カ. その他、使用規則に違反したとき。

行為許可申請書に記入の上、添付書類とともに提出して下さい。　許可にあたっては、次の要領により取扱うものとします。

1. 催物当日におけるセンター施設及び備品の使用については事前の打ち合わせ事項の範囲内とします。それ以外の使用についてはすべてセンター係員か業務委託技術者の許可が必要です。

2. 定員を厳守して下さい。もし、当日、入場者が定員を超過した場合は定員の常態となるまで開演を認めません。（このため入場できなかった者に対しては、主催者が責任を持って対応してください。）

3. 県条例第11条により、管理上必要があると認めた場合、センター係員・技術者が使用許可した場所に立ち入り関係者に質問又は必要な指示をすることがあります。

4. 主催者は、会場責任者を選任しセンターに届け出るとともに当該責任者をもって会場管理、来場者管理、その他の施設災害防止等の責務にあたらせて下さい。

1. ホール内への飲食物等の持込みは禁止とします。
2. 各階ホワイエ床面はジュータン仕上げとなっています。飲食物等の持込による汚損は主催者弁償となりますのでご注意下さい。
3. 定員を厳守して下さい。

（但し、オーケストラピット使用時）

1. アリーナ部仮設客席の適正配置については次によることとします。

　ア. 外周通路の幅員は1.5m以上確保すること。

　イ. 通路は80cm以上にすること。ただし、中央に位置する通路の2系統以上は1.2m以上とする。

　ウ. 舞台が見えない、死角となる客席は設けないこと。

　エ. 車椅子席を設ける場合は、1席につき係員を4名配置するとともに避難上有効な幅員を保つこと。

　オ. アリーナ部に客席を設ける場合はア～エを確保した上で客席数を決定すること。

2. アリーナ床面はアスファルト床材仕上げになっています。設営作業に伴う大・小道具の搬入に際しては、床面にキズをつけないように十分に注意してください。

　　次のことは厳禁です。

　ア. 釘等の打ち込み

　イ. 大道具等を引きずったり急激におろしたりすること

　ウ. 搬出入車両の急発進、急停止

3. 2階客席床面はジュータン仕上げとなっております。飲食物等の持込による汚損は申請催者弁償になりますのでご注意下さい。

4. 通路上及び非常口に展示物等のコーナーを設け、または机・椅子・植木・その他の器物をセンターに届け出なく置くことは固く禁じます。

5. 各控室内の電話利用については事前にセンター係員と打ち合わせをしてください。

6. アリーナ部荷物搬出入口は幅3.6m、高さ3.7mです。車両の手配の際はご留意下さい

7. 立入禁止場所への要員配置をしてください。

8. 催事の大小を問わず催物届に図面を添えて宜野湾市消防本部（098-892-2299）へ提出して下さい。

9. 屋内消化栓の前面は十分に間隔をあけてださい。

1. 観客の入場をはじめ、施設使用中に起こった事故はすべて主催者の責任となりますので事故防止には万全の注意を払って下さい。
2. 開演に先立ち、客席内における非常口や喫煙、裸火使用及び危険物の持込み等の禁止事項について、主催者は場内放送を行い観客に周知させること。
3. 架設のカーテン、幕、ジュータン及び合板等は防災処理を施したものを使用すること。
4. スタッフ、出演者及び関係者の喫煙管理と作業、リハーサル、本番等終了後の電気、火気及び吸殻等についての厳重な点検を行うこと。
5. 催物内容、入場者数に応じて客席の通路及び非常口に避難誘導員の配置をすること。
6. 非常時の放送はセンターの非常放送を使用し、観客が動揺をきたさないように適正に行うこと。
7. 催物内容および入場客層に応じた救護員(医師・看護婦)の配置をすること。
8. 緊急時等の医療体制について、当館より歩いて10分程度の場所に病院がございます。
   海邦病院　TEL:098-898-2111

1. センターから借用した器材については催物終了後にセンター係員か、業務委託技術者の指示に従い、必ず元の状態に戻してください。
2. 備品等使用における、次の作業については十分ご注意下さい。

舞台・音響・照明関係

ア.舞台、音響及び照明装置等は、地震に備えて転倒、落下防止装置を施すこと。

イ.通路、客席の仮設ケーブルは、床などに固定あるいは覆いを掛け、歩行または避難障害にならないように配線すること。

ウ.仮設物により避難通路幅の減少、非常口の遮へい及び非難口誘導灯表示をさえぎる仮設を行わないこと。

エ.高所作業車を操作する際は、必ず資格を有するものが行うこと。また常に安全ベルトを着用し、作業台には工具以外は置かないこと。
（落下の恐れあり）また、作業者は仕込、撤去等以外の目的では使用しないこと。

オ.ピット内電源盤の接続に際しては、資格を有するものが扱うこと。使用中はピット内にその他のものが出入りしないよう十分注意すること。

カ.ロールブラインドへのテープ貼り付けは禁止します。またブラインドの開閉は連続して一往復半以上は出来ません。

キ.球切れ交換、カラーシート等の使用の場合は必ず係員の許可を得ること。

ク.灯体をトラス及びタワー等で使用の場合は、保護チェーンを必ずかけること。

ケ.ルーバーライトのゴンドラを催物演出等の目的で使用しないこと。

1. 主催者が催物を宣伝する場合において、催物会場が当センター内である旨を公表するのは、使用許可を受けた後に行ってください。
2. 入場券または整理券を発行する場合は、ホールの収容定員を厳守し、みだりに券を発行して混乱が生じないように注意してください。

催物の内容・規模に応じて下記に関係官庁に届出が必要です。主催者は法令で定められた次に揚げる書類等を関係官庁に届けて許可を受け、その写しをセンター管理者に提出して下さい。